電話対応対は企業の第一印象を決める重要なスキルです。ですが、電話は顔が見えずドキドキするものです。会社の顔として「電話を受ける、取り次ぐ、伝言を預かる、問い合わせに応える」この基本を知っておくことで自信を持って電話応対をすることができます。
このブログでは、そんな電話応対の基本をフレーズ集も踏まえて紹介します。
目次
電話応対の基本マナー
電話を受けるとき
電話の流れ
- 電話に出る
- 会社名と自分の名前を名乗る
- 相手の会社名、名前、用件、取り次ぎ相手を確認
- 要望に合わせて取り次ぎや応対
- 電話を切る
電話応対の例
「お電話ありがとうございます。〇〇社〇〇でございます。」
3コール以内に出るのがポイント！
「お世話になっております。△△社△△と申します」
取り次ぎの場合
「××様いらっしゃいますか？
」
「△△社の△△様、こちらこそお世話になっております。お取り次ぎいたしますので、少々お待ちくださいませ」
保留し、内戦で取り次ぐ
取り次ぎ相手が不在の場合
お待たせいたしました。申し訳ございません。××はただいま席を外しております。3時には戻る予定となりますので、戻り次第お電話させていただきますが、いかがでしょうか」
「それではお願いいたします」
「〇〇がうけたまわりました。お電話ありがとうございました。失礼いたします」
よくある質問
- 少々お待ちくださいの「少々」はどれくらい？
-
約30秒と言われています。電話応対で30秒以上お待たせする場合は折り返しかけることを提案すると良いです。
- 「もしもし」は使ったらダメなの？
-
もしもしはラフな対応の印象を与えるため、不適切だと考えている人が多いため、使わない方が無難と言われています。
よくある失敗
- 声が小さい
- 早口になりがち
- 間違った情報を伝える
電話対応の練習方法
- ロールプレイング
- 録音して自分の対応対をチェックする
まとめ
電話対応は、ビジネスの現場で必要不可欠な基本スキルです。 正しいマナーや適切なフレーズを身につけることで、相手に良い印象を与え、スムーズなコミュニケーションが可能になります。またありますが、練習を必ず上達します。 今回の記事を参考に、日々の業務で自信を持って電話対応してください！
